Externalisation d’archives d’entreprise – Montpellier Hérault (34)

Centre Memoris, spécialiste de l’archivage pour les entreprises de Montpellier et de l’Hérault (34) prend en charge l’ensemble de vos besoins documentaires. Au-delà du stockage, nous agissons comme un véritable partenaire de gestion des archives : nous analysons vos pratiques, structurons vos flux documentaires et optimisons durablement votre organisation.

Notre engagement : faire de vos archives un système fiable, sécurisé et pleinement conforme à vos obligations réglementaires, pour que vous puissiez vous concentrer sur votre cœur de métier.

Étape 1 : Collecte et inventaire de vos archives dans vos locaux

Toute prestation d’externalisation d’archives physiques peut débuter par une phase de conseil pour l’organisation de vos archives réalisée dans vos locaux. Nos archivistes se rendent dans vos locaux pour analyser votre situation : volumes, nature de documents (comptables, juridiques, sociaux, techniques), modes de classement existants et contraintes réglementaires liées à votre activité. Cette première étape permet de construire un plan d’archivage adapté à votre organisation, en tenant compte des durées légales de conservation et des niveaux de confidentialité propres à chaque type de document.

Un inventaire de vos archives est ensuite réalisé et enregistré dans votre espace client. Chaque boîte, chaque dossier est identifié et référencé avant d’être pris en charge. Vous recevez un bordereau d’enlèvement détaillé, qui récapitule l’ensemble des documents confiés à nos équipes. C’est ce travail préparatoire qui garantit la fiabilité de tout le dispositif.

Étape 2 : Conditionnement et transport sécurisé

Vos archives sont conditionnées dans des conteneurs normalisés, sélectionnés selon la nature des archives : dossiers suspendus, boîtes d’archives, classeurs. Ce conditionnement protège l’intégrité physique de vos documents et garantit leur confidentialité pendant le transport.

Le transfert est assuré par nos équipes. Chaque mouvement est tracé, de la prise en charge dans vos locaux jusqu’à l’arrivée dans notre centre de conservation à Montpellier.

Étape 3 : Conservation dans notre centre sécurisé à Montpellier

Vos archives sont conservées dans notre centre de conservation dédié, conçu spécifiquement pour la préservation des documents d’entreprise. Les conditions de stockage, accès restreint, environnement contrôlé, organisation logistique structurée garantissent l’intégrité de vos documents sur le long terme.

Chaque espace de stockage est sécurisé et seules les personnes que vous désignez sont habilitées à demander la consultation ou la restitution de vos archives. La confidentialité de vos informations est assurée à chaque étape.

Étape 4 : Consultation et restitution de vos documents

Externaliser vos archives ne signifie pas en perdre l’accès. Depuis votre espace client, vous pouvez à tout moment consulter vos archives et en demander la restitution. Nos équipes vous restituent physiquement, vos archives sous 24 à 48 heures, ou les numérisent pour une transmission via protocole sécurisé si vous en avez besoin rapidement.

Chaque consultation et chaque mouvement de document font l’objet d’un suivi précis (historique de commandes), accessible dans votre espace client. Vous gardez une visibilité complète sur vos archives, à tout moment.