Box de stockage ou externalisation d’archives : que choisir pour votre entreprise ?

Vous avez besoin de stocker des archives d’entreprise et vous hésitez entre louer un box de stockage et faire appel à un prestataire spécialisé ? Ces deux options semblent proches, mais elles répondent à des besoins très différents.

Cet article vous explique concrètement comment fonctionne chacune de ces solutions, ce qu’elle coûte vraiment, et dans quel cas elle est adaptée à votre entreprise.

Sommaire

➡️ Un box de stockage : simple, mais limité

➡️ Ce que propose concrètement un box

➡️ Le box ne remplace pas une organisation documentaire

➡️ Le coût réel est souvent sous-estimé

➡️ L’externalisation des archives : une solution de gestion complète et conforme

➡️ Le processus d’externalisation d’archives se déroule en quatre étapes principales

➡️ Une meilleure maîtrise des obligations réglementaires

➡️ La conformité RGPD : une obligation qui s’applique aussi aux archives papier

➡️ Une solution qui accompagne le développement de l’entreprise

➡️ FAQ – vos questions fréquentes

Un box de stockage : simple, mais limité

Lorsqu’une entreprise manque d’espace, le premier réflexe consiste souvent à rechercher une solution de stockage externe. Un box de stockage, c’est un espace fermé à clé que vous louez dans un entrepôt collectif. Vous y déposez ce que vous voulez, y compris des cartons d’archives et vous y accédez quand vous le souhaitez, aux heures d’ouverture du site.

C’est une solution développée avant tout pour les particuliers ou les entreprises qui ont besoin de stocker du mobilier, du matériel ou des stocks. Elle n’a pas été conçue pour la gestion documentaire professionnelle.

Ce que propose concrètement un box

Quand vous louez un box, vous disposez d’un espace brut. Vous apportez vos cartons, vous les posez, vous repartez. Il n’y a pas d’inventaire, pas de suivi, pas de tri. Si vous avez besoin d’un document précis dans six mois, vous devrez retourner sur place, ouvrir tous vos cartons et chercher vous-même.

Et lorsqu’il s’agit de gérer plusieurs centaines ou plusieurs milliers de dossiers, les limites apparaissent rapidement donc.

Le box ne remplace pas une organisation documentaire

Déposer des cartons dans un box ne signifie pas que les archives sont organisées. Un box est un espace vide. Il ne gère rien à votre place. En particulier, il ne peut pas :

• créer un inventaire de vos documents ;
• suivre les durées légales de conservation ;
• vous alerter quand un document doit être détruit ;
• vous livrer un document sans que vous vous déplaciez ;
• assurer la destruction sécurisée des archives en fin de durée légale ;
• produire un certificat de destruction en cas de contrôle ou d’audit.

Ce sont pourtant des besoins courants pour toute entreprise qui gère des archives professionnelles.

Le coût réel est souvent sous-estimé

À première vue, un box paraît économique. Le tarif d’un box de stockage dépend de sa taille et de la ville. Pourtant, le coût ne se limite pas au montant du loyer mensuel. Il ne comprend pas le temps passé à vous déplacer, à ranger, à chercher et à gérer vous-même vos archives.

L’externalisation des archives : une solution de gestion complète et conforme

Le processus d’externalisation d’archives se déroule en quatre étapes principales

Collecte et inventaire

Un archiviste vient dans vos locaux. Il prend en charge vos documents, les identifie, les classe par catégorie et les inventorie. Un bordereau détaillé d’enlèvement vous sera remis.

Transport sécurisé

Vos archives sont conditionnées dans des conteneurs adaptés et transportées par nos équipes.

Stockage sécurisé de vos archives

Vos documents sont conservés dans un centre de conservation aux conditions contrôlées : accès restreint, protection contre l’incendie et les dégâts des eaux, conditions adaptées aux supports papier.

Restitution sur demande

Si vous avez besoin d’un document, vous le commandez via votre espace client. Il vous est livré physiquement sous 24 à 48 heures, ou numérisé et transmis par protocole sécurisé dans la journée.

Une meilleure maîtrise des obligations réglementaires

Les entreprises ont des obligations légales précises sur la durée de conservation de leurs documents. Votre prestataire pour le stockage et la gestion de vos archives d’entreprise gère ces échéances pour vous. Il vous alerte quand un document arrive en fin de durée légale de conservation et procède à sa destruction sécurisée avec remise d’un certificat.  L’entreprise conserve ainsi une vision claire de son patrimoine documentaire tout en limitant les risques liés à une conservation inadaptée.

La conformité RGPD : une obligation qui s’applique aussi aux archives papier

Le RGPD ne concerne pas uniquement les données numériques. Il s’applique à tous les documents contenant des données personnelles, y compris vos archives papier : bulletins de paie, dossiers clients, contrats de travail, correspondances.

Une solution qui accompagne le développement de l’entreprise

Au fil des années, les volumes d’archives évoluent. De nouveaux dossiers sont créés, d’autres arrivent en fin de conservation et les besoins de consultation changent. Une solution d’archivage physique s’adapte naturellement à cette évolution.Cette souplesse est particulièrement appréciée par les entreprises en croissance, les structures multi-sites ou les organisations qui souhaitent rationaliser leur gestion documentaire sans mobiliser davantage de ressources internes.

Pour la grande majorité des PME à partir de 5 à 10 salariés, l’externalisation d’archives auprès d’un prestataire spécialisé est la solution la plus efficace, la plus sécurisée et souvent la moins chère, une fois les coûts cachés du stockage interne pris en compte. Au-delà du simple stockage, l’externalisation d’archives physiques devient ainsi un véritable outil d’organisation, permettant aux équipes de se concentrer sur leur cœur de métier tout en conservant un accès fiable et sécurisé à leurs informations.

FAQ — Vos questions sur le stockage et l’externalisation d’archives

Quelle est la différence entre un box de stockage et un prestataire d’archivage ?

Un box de stockage est un espace vide que vous gérez seul : pas d’inventaire, pas de suivi des durées légales, pas de restitution à domicile. Un prestataire d’archivage prend en charge l’ensemble du processus (collecte, inventaire, stockage sécurisé, restitution sous 24-48h) et destruction sécurisée.

Est-il possible de conserver ses archives en interne plutôt que de les externaliser ?

Oui, c’est possible, mais cela implique de gérer soi-même l’inventaire, le suivi des durées légales, la sécurité physique des documents et les destructions conformes au RGPD. Pour beaucoup d’entreprises, ce temps et cette organisation représentent un coût réel souvent supérieur à celui d’un prestataire spécialisé, sans les mêmes garanties de conformité.

Comment récupérer un document archivé chez un prestataire en cas d’urgence ?

Via votre espace client, vous commandez vos archives en quelques clics. Le prestataire vous livre votre document sous 24 à 48 heures, ou le numérise et vous le transmet via protocole sécurisé dans la journée. Aucun déplacement de votre part n’est nécessaire.

Un box de stockage répond-il aux obligations RGPD pour les archives papier ?

Non. Le RGPD impose de définir des durées de conservation précises, de sécuriser les données personnelles et de détruire les documents de façon sécurisée à l’échéance. Un box ne propose aucun de ces services.

Peut-on externaliser uniquement une partie de ses archives ?

Oui, tout à fait. Beaucoup d’entreprises externalisent uniquement leurs archives définitives (documents qui ne sont plus consultés régulièrement mais doivent être conservés légalement) et conservent leurs archives courantes en interne. Un prestataire spécialisé peut vous aider à faire ce tri lors du diagnostic initial.