Déménagement d’entreprise : comment anticiper et sécuriser la gestion de vos archives ?

Bien anticipé, le traitement des archives, lors d’un déménagement d’entreprise permet de sécuriser les documents essentiels, de garantir le respect des obligations réglementaires et de faciliter l’installation dans les nouveaux locaux. C’est également une opportunité de rationaliser les volumes conservés et d’optimiser l’organisation documentaire de l’entreprise.

Dans cet article, découvrez les bonnes pratiques pour préparer, sécuriser et optimiser la gestion de vos archives avant, pendant et après un déménagement de votre entreprise.

Sommaire

➡️ Pourquoi intégrer la gestion des archives dans la préparation d’un déménagement d’entreprise ?

➡️ Préparer ses archives avant un déménagement d’entreprise

➡️ Pendant et après le déménagement : maintenir la continuité documentaire

➡️ L’externalisation des archives : une solution particulièrement adaptée aux périodes de déménagement

➡️ FAQ — Déménagement d’entreprise et gestion des archives

Pourquoi intégrer la gestion des archives dans la préparation d’un déménagement d’entreprise ?

Des archives indispensables à la continuité de l’activité

Lors d’un déménagement, certains documents peuvent continuer à être consultés quotidiennement par les différents services. Les équipes administratives, les ressources humaines, la direction ou encore les services comptables doivent pouvoir accéder rapidement aux informations nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise, même pendant la période de transition. Anticiper l’organisation des archives permet ainsi de maintenir une continuité documentaire tout au long du déménagement, sans interrompre les processus internes.

Des obligations légales qui ne s’arrêtent pas pendant le déménagement

La loi impose des durées légales de conservation précises pour les documents d’entreprise. Ces obligations ne connaissent pas de pause : un déménagement ne suspend pas votre responsabilité de conserver vos archives dans les conditions requises.

Or, entre deux locaux, les documents se retrouvent souvent dans des conditions précaires : cartons non étiquetés entassés dans un couloir, documents mélangés, accès impossible pendant plusieurs semaines. Si un contrôle ou une demande urgente survient pendant cette période, l’entreprise se trouve en difficulté.Le déménagement peut constituer un moment privilégié pour vérifier l’organisation des fonds documentaires, s’assurer de leur bonne conservation et préparer leur transfert dans des conditions adaptées.

Préparer ses archives avant un déménagement d’entreprise

Réaliser un inventaire complet de vos archives

Avant de déplacer quoi que ce soit, vous devez savoir ce que vous avez. Cela signifie lister les types de documents présents, leur année, leur volume et leur localisation dans vos locaux actuels. Sans cet inventaire, vous ne pourrez pas vérifier qu’il ne manque rien à l’arrivée dans vos nouveaux locaux.

Sur cette base, nous élaborons conjointement une feuille de route détaillée avec calendrier, étapes, investissements nécessaires et retours sur investissement attendus. Cette transparence permet une prise de décision éclairée et un engagement progressif adapté à votre budget.

Identifier les documents à conserver, à éliminer et à archiver

Un déménagement est une occasion de faire le tri. Classez vos documents selon leur statut : archives courantes utilisées quotidiennement, archives intermédiaires conservées pour des raisons administratives ou réglementaires et archives définitives présentant un intérêt historique ou juridique. Le tri en amont réduit le volume à déplacer et simplifie l’organisation à l’arrivée.

Prévoir les conditions de conservation dans les nouveaux locaux

Vos nouveaux locaux disposent-ils d’un espace dédié aux archives ? Est-il adapté à la conservation de documents (pas de risque d’humidité, accès contrôlé, éloigné des risques d’incendie) ? Si ce n’est pas le cas, le déménagement est le bon moment pour réfléchir à une solution d’externalisation d’archives auprès d’un prestataire spécialisé en archivage plutôt que de reconstituer une salle d’archives dans de mauvaises conditions.

Préparer le conditionnement des archives

Chaque carton doit être clairement identifié : type de documents, années concernées, service d’origine, durée de conservation. Un conteneur sans étiquette est un conteneur impossible à retrouver.

📌 Le bon réflexe !

Ne confiez pas vos archives à votre déménageur généraliste. Ces entreprises sont compétentes pour transporter des meubles et du matériel, mais elles ne sont pas équipées pour gérer des documents professionnels avec les garanties de traçabilité, de confidentialité et d’intégrité requises.

Pendant et après le déménagement : maintenir la continuité documentaire

Garantir l’accès aux documents pendant la période de transition

Entre la fermeture de vos anciens locaux et l’ouverture de vos nouveaux bureaux, il peut s’écouler plusieurs jours, voire plusieurs semaines si des travaux sont nécessaires. Pendant cette période, vos archives ne doivent pas être inaccessibles. La solution la plus efficace est de séparer les archives courantes (consultées régulièrement) des archives intermédiaires et définitives (consultées ponctuellement). Les archives courantes doivent rester accessibles en priorité pendant la transition.

Vérifier l’intégrité de vos archives à l’arrivée

Une fois dans vos nouveaux locaux, prenez le temps de vérifier que tous les cartons sont bien arrivés et que leur contenu correspond à l’inventaire réalisé en amont. C’est fastidieux, mais c’est la seule façon de détecter une perte avant qu’elle ne devienne un problème.

Si vous avez fait appel à un prestataire d’archivage physique pour le transfert de vos archives, il vous remet un bordereau de prise en charge.

Et si ce déménagement devenait l’occasion de repenser vos archives ?

Changer de locaux conduit souvent les entreprises à s’interroger sur leurs besoins réels en matière d’espaces de stockage. Les mètres carrés consacrés aux archives pourraient parfois être utilisés autrement : accueillir une salle de réunion, créer de nouveaux bureaux ou développer des espaces collaboratifs.

Certaines entreprises profitent de leur déménagement pour externaliser la gestion de leurs archives. Au-delà du gain d’espace, cette approche permet également d’améliorer le suivi documentaire, de faciliter les recherches et de disposer d’une organisation plus lisible.

L’externalisation des archives : une solution particulièrement adaptée aux périodes de déménagement

Vos archives restent accessibles sans interruption

Un prestataire d’archivage peut vous restituer un document à tout moment, même pendant la période de transition entre vos deux locaux. Vous n’avez pas à attendre que vos nouvelles salles de stockage soient opérationnelles pour accéder à vos archives. La continuité documentaire est garantie.

Les conditions de conservation sont immédiatement conformes

Dans de nouveaux locaux, les conditions de stockage des archives (température, hygrométrie, protection incendie, accès restreint) ne sont pas toujours réunies immédiatement. Un prestataire dispose d’un centre de conservation dédié et sécurisé, dont les conditions sont permanentes et conformes aux exigences professionnelles.

Centre Memoris intervient sur Tours et l’ensemble de l’Indre-et-Loire pour accompagner les entreprises dans la gestion de leurs archives lors d’un déménagement. Collecte dans vos anciens locaux, stockage sécurisé pendant la transition. Nos équipes gèrent l’ensemble du processus.

FAQ — Déménagement d’entreprise et gestion des archives

Faut-il prévenir ses partenaires ou l’administration si l’on déplace ses archives lors d’un déménagement ?

Si vos archives sont stockées chez un prestataire externe, vous devez lui signaler votre nouvelle adresse de livraison. Si vous avez externalisé des archives relevant du Code du Patrimoine, un signalement aux autorités compétentes peut être requis. Pour la majorité des PME, aucune déclaration administrative spécifique n’est imposée lors d’un simple déménagement interne.

Comment s’assurer qu’aucun document n’est perdu pendant un déménagement d’entreprise ?

La seule façon fiable est de réaliser un inventaire complet avant le départ et de le vérifier à l’arrivée. Chaque carton doit être étiqueté avec son contenu et référencé. Faire appel à un prestataire d’archivage professionnel garantit une traçabilité de bout en bout : un bordereau de prise en charge est remis au départ.

Peut-on accéder à ses archives pendant la période de transition entre deux locaux ?

Oui, si vos archives sont confiées à un prestataire spécialisé. Il peut vous restituer n’importe quel document sur demande physiquement sous 24 à 48 heures, ou numérisé dans la journée pour les urgences. Si vos archives sont gérées en interne et en transit, l’accès peut être difficile ou impossible pendant plusieurs jours.

Un déménagement est-il une occasion de détruire des documents obsolètes ?

Oui, et c’est même recommandé. Le déménagement est le bon moment pour identifier les documents dont la durée légale de conservation est dépassée et procéder à leur destruction. Cette destruction doit être sécurisée en particulier pour les documents contenant des données personnelles, soumis au RGPD. Un prestataire d’archivage peut réaliser cette destruction et vous remettre un certificat officiel.

Comment un prestataire d’archivage intervient-il concrètement lors d’un déménagement ?

Il se déplace dans vos anciens locaux pour collecter vos archives, les conditionner et les inventorier. Il les transporte et les conserve dans son centre de conservation sécurisé pendant toute la période de transition. Lorsque vos nouveaux locaux sont prêts, il peut livrer tout ou partie des archives sur place, ou continuer à les conserver pour vous.